Как вести протокол деловой встечи?

Как вести протокол деловой встечи?

Автор

Хороший протокол, который ведется во время деловой встречи, поможет сэкономить вам кучу времени и спасет от головной боли. Руководствуйтесь следующими правилами ведения записей, выработанными на основе специальных исследований.
Вам понадобится:
  • Портативные диктофоны
  • Блокнот
  • Чистые листы бумаги
  • Компьютеры
#1

Мы расскажем, как вести протокол деловой встречи или заседания. Ведение протокола Получите повестку дня заседания, записи с последней встречи и все документы, которые будут обсуждаться. Попробуйте использовать диктофон, чтобы обеспечить точность записей.

#2

Сядьте рядом с докладчиком встречи для того, чтобы удобней было спросить или уточнить какие-то детали, пока заседание продолжается.

#3

Назовите документ "Протокол заседания (название компании)". Запишите дату, время и место встречи.

#4

Передайте эту бумагу участникам встречи для подписания. (Этот список подписей также поможет узнать в лицо докладчиков в том порядке, в котором они сидят в зале). Если собрание открытое, запишите имена только тех участников, которые обладают правом голоса.



#5

Обращайте внимание на то, кто прибыл с опозданием или покидает заседание раньше положенного, чтобы проинформировать этих людей о том, что они пропустили.

#6

Запишите вопросы встречи в том порядке, в котором они обсуждаются. Если пункт 8 текущей повестки дня обсуждался перед пунктом 2, сохраните старый номер позиции, но запишите пункт 8 на втором месте.

#7

Записывайте речи и фамилии тех ораторов, которые выступали во время встречи.

#8

Отметьте, было ли предложение принято или отклонено, как проходило голосование (поднятием руки, устно или любым другим методом) и было ли решение единогласным. При небольшой встрече, запишите имена участников, которые соглашались, не соглашались с предложением и воздержались от голосования.

#9

Сфокусируйтесь на записи действий, предпринятых на встрече. Избегайте записывать детали каждой дискуссии.

#10

Оформление протокола Расшифруйте протокол деловой встречи вскоре после ее окончания, пока ваша память об этом событии еще свежа.

#11

Соблюдайте формат, используемый в предыдущих протоколах. Используйте фразу "Постановили:…" для информации о принятых решениях.

#12

Подумайте о включении в протокол длинных резолюций, докладов и другие дополнительных материалов в качестве приложения. Поставьте свою подпись и дату рядом со словом «Секретарь». Храните протоколы в хронологическом порядке.

На заметку!
Закон
tw fb vk