Как составить отчет о проделанной работе?

Работая в солидной компании, избежать рукописных отчётов своей деятельности практически не удастся. Это связано с тем, что каждый сотрудник должен не только выполнять свои должностные обязанности, но и обязательно уметь обобщить результаты своей работы, а также тщательно их проанализировать, чтобы в дальнейшем работать не на точно такой же результат, а постоянно идти на его повышение. Для многих это является проблемой, так как им легче всего на высоком уровне выполнить свою работу, чем описать свои достижения на бумаге. Но хорошо развитый эпистолярный жанр покажет каждого сотрудника с лучшей стороны, проявляя его деловые качества. Они тоже должны быть выявлены у подчинённых, которые в итоге могут иметь перспективу быстрого карьерного роста. Для этого очень часто начальник даёт распоряжение написать отчёт о проделанной работе. Образец этого отчёта на каждом предприятии может немного отличаться. Но сам принцип написания остаётся один – отчёт должен быть максимально сжатым, точнее кратким, но максимально информативным.

Сами отчёты отличаются исходя из того периода, за который его требуется написать. Они бывают ежедневными, еженедельными, квартальными и годовыми. От этого зависит степень информативности, которая представляется в отчётах. Например, в ежедневном отчёте обычно требуется подробное описание всего, что удалось сделать за этот день. Лучше, если перед этим расписаны конкретные цели, которые выдвигались для достижения желаемого результата. Нужно написать, с какими задачами удалось справиться, а с какими нет, указав на то все причины. Еженедельный и ежемесячный отчёт требуется для того, чтобы, проанализировав его, можно было среагировать и внести в деятельность какие-то изменения. Такой отчёт должен включать в себя большое количество информации, которая может излагаться на основе графиков, таблиц, схем с короткими описаниями. Квартальные или годовые отчёты требуются для анализа проделанной работы, они направлены больше на демонстрации целей, которые были поставлены, а также результатов, которые были достигнуты. Написать отчёт нужно очень конкретно, не руководствуясь общими фразами и лирическими отступлениями. Писать нужно грамотным языком.

Вообще, каждые отчёты имеют вольную структуру, но одинаковые принципы написания. То есть каждый сотрудник сам решает для себя, в какой последовательности он будет излагать информацию. Отчёт, который требует особо большой информативности, лучше составить на основе графика или таблицы, которые будут довольно легко восприниматься начальником. К ним обязательно нужно писать краткие анализы, которые будут обобщать итоги всей проделанной работы, давая перспективу на развитие её эффективности. По размеру отчёт должен уместиться на одном листике формата А4. Краткость, но в то же время, и информативность отчёта особенно высоко оценит любой начальник, который возьмёт в руки такой отчёт. Периодичность написания отчёта зависит от того, какой он по типу. Некоторые предприятия практикуют написание ежедневного отчёта, анализируя деятельность каждого сотрудника каждый день. Другие ограничиваются еженедельными или ежемесячными отчётами.

Перед тем, как сесть за написание отчёта, следует очень хорошо обдумать схему изложения информации. Структура написания влияет очень важную роль. В отчёте информация должна быть изложена не просто разбросанно, а чётко построена согласно какому-то плану. Есть очень полезный совет, который станет отличной помощью для написания отчёта. Если необходимо собирать факты для, например, ежемесячного отчёта, нужно придумывать оформление отчёта не за один день, как делают многие. Для этого можно завести специальный черновик, к которому обращаться каждый день или хотя бы раз в два дня, чтобы кратенько описать свою работу. Так за целый месяц будет собрана вся необходимая информация, которую останется только подытожить и написать, согласно ей, хороший и конкретный отчёт. Когда подойдёт время сдавать написанный отчёт, написание не займёт много времени и не потребует много сил.

Многие успешные бизнесмены практикуют написание отчёта для себя. У них нет своего прямого начальника, кому можно передать отчёт о своей деятельности, поэтому они отчитываются перед собой. Это очень полезно. Умение составить анализ своих достижений способствует эффективности дальнейшего развития всех дел. Анализируя свои собственные достижения, лучше пользоваться специальными графиками, на которых сразу будет видна динамика развития бизнеса. Так можно вовремя понять свои ошибки и предпринять активные действия для их устранения. Поэтому не стоит негативно относиться к написанию отчётов, потому как он могут не только кому-то рассказать о достижениях, а также могут проявить активную помощь в рабочем процессе.