Как создать клиентскую базу данных: советы

В различных областях бизнеса, в работе государственных учреждений обязательно идёт ведение учёта каких-либо самостоятельных материалов (например, статей в газете, судебных решений в здании суда, футбольной экипировки в профессиональном клубе и так далее), а также расходных пунктов, например, зарплаты или затрат на покупку оборудования. Поскольку искать то или иное значение гораздо удобнее с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ), которая структурирует все данные по различным признакам, то знание, как создать базу данных, актуально для любого современного сотрудника. На удивление работодателей большинство современных соискателей конкретного ответа на вопрос, как создать базу данных, не дают, предпочитая уклончиво обращать внимание на уверенное знание программ Microsoft Word и других текстовых редакторов.

В целом, база данных представляет собой некую совокупность данных, которая обычно внешне является таблицей, систематизированной по какому-либо признаку. Отличным примером краткой базы данных является отчётный лист продаж местного магазинчика, где в одной колонке представлено наименование товара, в другой – его стоимость. Используя соответствующие программы, процесс обслуживания клиентов значительно ускоряется, так как продавец гораздо меньше затрачивает времени на поиск товара и, соответственно, его реализацию. Главный критерий составления базы данных – наличие связей нескольких таблиц, дабы при едином запросе было возможно отыскать необходимые пункты, связанные меж собой. Также используется специальный ключ, который идентифицирует ту или иную строку таблицы по какому-то одному признаку.

В большинстве случаев двумерная структура базы данных определяется столбцами и строками, чьими аналогами в более сложных версиях являются поля и записи, которые выполняют функцию параметров, определяющих свойства всех данных, которые записываются в ячейки. Последние всегда принадлежат полям, но не всегда – записям. Множество современных программ, позволяющих создать сложные базы данных, базируются на предустановленной в любой системе Windows утилите – Microsoft Office Access, как следствие, имея тот же стандартный набор функций, дополненный собственными разработками. Помимо упомянутых параметров, Access имеет следующие объекты настройки: форму, отчёт, мастер и конструктор, каждый из которых подразумевает разделение данных для удобного форматирования. Конструктор и макет дополнительно позволяют удобно осуществить построение исходный таблицы.

Для создания не сложно структурированной пробной базы данных вполне подойдёт Microsoft Access любой версии. Чтобы создать базу данных, следует левой кнопкой мыши нажать на вкладку «Файл», находящуюся на главной панели, где выбрать «Новая база данных» и задать имя. В диалоге создания базы следует нажать на кнопку «Конструктор» (вкладка «Вид»), которая открывает специальный режим создания структуры базы с помощью имеющихся в программе шаблонов. Здесь будет обязательно заполнить имена всех полей, а также указать типы данных (текстовый, числовой, для даты и времени, логический, денежный, вложение, гиперссылка и прочие) с ключевым словом. Например, указав первый столбец в качестве числового, а второй – текстового, можно составить простейшую базу данных, включающую в себя поимённый список спортсменов баскетбольного клуба или учащихся школы.

Если использовать особую функцию «Мастер подстановок», то можно не проставлять вручную номер того или иного человека, поскольку компьютер сделает это автоматически после ввода текстового содержимого во вторую ячейку. Это очень удобно при составлении больших списков, например, прайс-листа магазина. Вводя дополнительные поля, например, преподавателей по определённым предметам, возможно с помощью функции запросов перемещаться по преподаваемым дисциплинам или же ученикам, обучающимся у конкретного человека, что также достаточно удобно. Используя же связи между некоторыми пунктами (например, преподаватель – дисциплина), можно осуществить автоматическое заполнение некоторых ячеек, просто указав соответствующую команду в выделенных строках и ячейках.

Базу данных возможно создать и в другой стандартной программе Windows – Microsoft Office Excel, которая предоставляет примерно тот же набор функций, однако с большим уклоном в математические. Так, с помощью Microsoft Excel удобно осуществлять суммирование нескольких столбцов, используя функцию «=СУММ()», где в скобках указывается интервал суммирования. Например, перечислив в одном столбце реализованные товары по указанным ценам возможно одним щелчком сосчитать их общее значение в выделенной ячейке. Вообще, базы данных из Microsoft Access можно переносить в таблицы Microsoft Excel, причём без потери информативности и связей между параметрами таблиц, отчётов и форм, однако определённому форматированию подвергнуть их придётся.

В меньшей степени в современное время используется MySQL, поскольку это требует, во-первых, подключения к Интернету, так как написанный код необходимо всегда тестировать и, возможно, отладить, во-вторых, если с Excel управиться может и начинающий, то здесь потребуются определённые навыки набора кода на компьютере. В-третьих, существует большое количество онлайн-инструментов, которые предоставляют возможность создать базу данных в стильном дизайне, не прилагая практически никаких усилий к этому. Вообще, большинство современных компаний пользуются либо программой 1C, которая также требует повышенного изучения со стороны человека, либо продуктами Microsoft, позволяющими решать задачи разной сложности.