Как вести протокол на деловом мероприятии?

Как вести протокол на деловом мероприятии?

Автор

Деловые мероприятия могут проходить в формальной либо неформальной обстановке. Хорошее умение вести протокол на деловой встрече значительно экономит время и усилия, а кроме того, этот навык высоко ценят работодатели. Приведенная ниже инструкция основана на «Регламенте Роберта».
Вам понадобится:
  • Диктофоны
  • Чистые кассеты
  • Блокноты
  • Компьютеры
#1

Ведение протокола Перед тем как вести протокол делового собрания, приобретите повестку дня, протокол предыдущего мероприятия и какие-нибудь сопутствующие документы, которые будут обсуждаться. Рассмотрите возможность использования диктофона для обеспечения полноты записи.

#2

Сядьте рядом с председателем для удобства разъяснения или помощи в процессе мероприятия.

#3

Напишите: "Протокол заседания (название организации)". Запишите дату, время и место проведения мероприятия.

#4

Передайте лист бумаги присутствующим на подпись (Этот лист бумаги поможет также запомнить имена участников и их расположение на мероприятии). Если мероприятие является открытым, запишите только имена участников, имеющих право голоса.



#5

Отмечайте тех, кто опаздывает или рано уходит, чтобы потом была возможность вкратце рассказать им о том, что они пропустили.

#6

Записывайте темы в том порядке, в котором они обсуждаются. Если Тема 8 повестки дня обсуждается до Темы 2, оставьте прежний номер темы, но поставьте Тему 8 на второе место.

#7

Записывайте внесенные предложения и имена их инициаторов. Записывайте, были ли предложения приняты или отвергнуты, способ голосования (поднятием рук, голосом или иначе), прошло ли голосование единогласно. При небольшом количестве участников записывайте имена голосовавших за, против и воздержавшихся по каждому предложению.

#8

Сосредоточьтесь на записи действий группы людей и избегайте фиксации деталей каждой дискуссии.

#9

Расшифровка протокола Расшифровывайте протокол сразу после окончания делового мероприятия, когда память еще свежа. Соблюдайте формат предыдущего протокола.

#10

Составьте предисловие к резолюции: «ПОСТАНОВИЛИ, ЧТО…» Рассмотрите возможность использования в качестве приложения к протоколам длинные резолюции, доклады и прочие сопутствующие документы.

#11

Напишите «Подписано», затем свои Ф.И.О. и дату. Записывайте протоколы в блокноте в хронологическом порядке.

#12

Делайте записи четко и точно, стараясь не допускать выражения субъективной точки зрения.

#13

Независимо от того, какой тип протокола вы ведете, сосредоточьтесь на фиксации и связи всех важных действий во время мероприятия.

На заметку!
Закон
tw fb vk