Как составить опись документов: советы экспертов

Как составить опись документов: советы экспертов

Автор

Опись документов – это важный и необходимый процесс на предприятии, который систематизирует все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Опись выше указанных дел производится после завершения их оформления и перед тем, как отправлять письмо с описью.
Вам понадобится:
  • Фирменный бланк
  • документы, подлежащие описи
#1

Зачастую опись документов выполняется на фирменном бланке компании. Если такого нет, то это можно сделать и на обычном бланке, но обязательным условием остается наличие на нем наименования фирмы. Также на бланке описи должно быть указано название, которое отображает информацию о документах в той или иной сфере деятельности фирмы. Пример, как составить опись документов – «Опись документов при инвентаризации». Если такие описи на предприятии ведутся постоянно, то также необходимо проставлять порядковый номер. Такая нумерация нужна для того, чтобы потом было легче искать описи документов, в случае запросов на них от контролирующих органов или внешних партнеров. Необходимая документация упорядочивается перед тем, как отправить письмо с описью и выполнить требования заказчиков.

#2

Дальше необходимо создать таблицу, которая будет состоять из таких колонок: «№ п/п», «Наименование документа», «Количество листов в документе». Заполнение этих строк обязательно. Если возникает необходимость расширенной описи, то можно добавить уточняющие параметры документов: «Ценность», «Примечание» и т. п. если есть навыки и опыт в том, как заполнить инвентаризационную опись, то и опись документов не составит труда. Главное следить за регулярностью этого процесса на предприятии и четкого его выполнения.

#3

В конце таблицы необходимо указывать количество листов, содержащихся в описи. Подписывать следует цифрами и прописью: 2 (два) , 27 (двадцать семь) . Также необходимо указать, кто составлял данную опись, и добавить подписи руководителей компании. Перед тем, как заполнять опись вложения, стоит выяснить, кто имеет право подписи под такими документами. Необходимо указывать полное название должности руководителя и прописывать его фамилию. Также в документ можно включать подписи тех, кто сдавал и принимал описи. Но это не является обязательным для такого рода бумаг.

#4

В большинстве случаев опись документов проводится перед тем, как составить опись имущества. Также необходимо проставить дату, которая может находиться как после подписей, так и перед таблицей описания. Описи документов составляются, как правило, в двух экземплярах. Первый остается в компании, которая его составляла, второй же, отправляется по месту требования.



На заметку!
tw fb vk