Как написать отчет о проделанной работе?

Как написать отчет о проделанной работе?

Автор

Практика отчета о выполненной работе используется более двух веков. С ее помощью начальство делает анализ работы данного сотрудника, узнает о его возможностях и скорости работы. В этой статье автор расскажет как правильно составлять отчет о проделанной работе, как и когда делать заметки и отправлять
Вам понадобится:
  • Указания начальства
  • Выполненная работа
  • Бумага для заметок
#1

В современных организациях широко применяется практика контроля работы сотрудников посредством отчетов о проделанной работе. В данном документе сотрудник предоставляет своему руководству полную информацию о работе, которая была выполнена в течение определенного промежутка времени – недели, месяца, триместра и т. д. Наибольшую ценность отчет о проделанной работе представляет тогда, когда сотрудник организации не работает непосредственно под началом руководителя, то есть когда речь идет о необходимости удаленного контроля. В данном случае отчет о проделанной работе является так сказать средством формализованной коммуникации между руководителем и сотрудником, позволяет первому постоянно быть в курсе деятельности своего работника.

#2

Как правило, начальники требуют от своих подчиненных отчеты о проделанной работе для того, чтобы быть уведомленными о том, какую работу выполнили сотрудники в определенный промежуток времени. Менеджеры среднего звена требуют от своих сотрудников отчеты, так как именно на основе этих отчетов они смогут произвести анализ работы того подразделения организации, которое находиться под их непосредственным руководством. Так же из этих отчетов менеджеры среднего звена смогут готовить докладные высшему руководству.

#3

Для некоторых рядовых сотрудников подготовка отчета о проделанной работе говорит об их профессионализме, желании достичь карьерного роста. Для начальства же правильно подготовленные отчеты от сотрудников служат качественной информацией, которая помогает в какой-либо ситуации принять правильное решение. Однако наряду со всеми преимуществами написания отчетов, для многих сотрудников организаций этот процесс не вызывает особого восторга. В основном работники не любят готовить отчеты о проделанной работе по той причине, что для этого вечно не хватает времени. Для преодоления этой проблемы следует не оставлять работу на последние минуты или часы, а каждый день по завершению рабочего дня выделять для этого некоторое время, например полчаса. Это поможет не только не накопить всю работу на последний час, но и не пропустить важные части информации о проделанной за день работе.

#4

Отчет в каком-то смысле служит средством коммуникации между работниками организации и руководителями, так же между менеджерами среднего звена и высшим руководством. Так что очень удобно оставлять комментарии относительно отчетов, так же требовать комментарии от высшего руководства – это позволит понять, где нужна доработка, а где дела идут хорошо. В каком-то смысле важна даже просто обратная связь руководства – это говорит о том, что в организации сотрудники и начальники работают слаженно и гармонично.



#5

Важным моментом является отправка отчета. С отправкой не следует опаздывать. Многие работники отправляют отчеты руководителям именно в тот день, когда он должен уже прибыть. Однако правильнее заниматься этим заранее, хотя бы за день до того срока, когда отчет уже должен лежать у начальника на столе. Отчеты необходимо отправлять вовремя по той причине, что это будет гарантией того, что отчет буден изучен со стороны той же личности, кому предназначался данный отчет. Еще одним требованием к отчету является то, что он должен быть составлен четко, ясно, доступно для понимания, а главное кратко. Длинный отчет говорит о том, что его составитель не может четко формировать свои цели, у него отсутствует умение анализировать материал и излагать все самое главное. Поэтому следует поучиться выводы, в крайнем случае можно попросить коллегу помочь с этим, наверняка, он не откажет.

#6

Любой отчет должен иметь постоянную и ясную структуру, будь то ежедневный, еженедельный или ежемесячный отчет. В любом случае отчет должен содержать в себе постоянные разделы, расположенные в определенном порядке представления. Данный метод облегчает написание отчетов  -  они становятся более читабельными и понятными,  их чтение не занимает много времени.  Для продуктивности деятельности отчет о проделанной работе может содержать в себе следующие постоянные разделы: срочные сообщения для руководителей, напоминания о предыдущих сообщениях, которые не получили ответа, изложение проблем, с которыми работник столкнулся при исполнении своих обязанностей, изложение основной деятельности работника или подразделения за определенный промежуток времени, и наконец предложения по улучшению деятельности и скорости работы сотрудника или коллектива в целом.

На заметку!
tw fb vk